Standar Operasional Prosedur atau disingkat SOP adalah dokumen prosedural yang dilakukan secara kronologis. Tujuannya untuk menyelesaikan suatu perkerjaan yang terstandarisasi sekaligus menghasilkan output kerja yang efektif. Dengan hasil kerja yang efektif maka biaya operasional bisa ditekan seminimal mungkin.
Dalam pembuatan SOP berpedoman kepada prinsip-prinsip yang sudah diatur oleh peraturan pemerintah. Prinsip-prinsip tersebut akan memastikan bahwa pembuatan SOP sebuah perusahaan/lembaga tetap berada pada prosedur yang ditetapkan. Apa saja prinsip tersebut? Yuk simak ulasannya di bawah ini.
Prinsip dalam Pembuatan Standar Operasional Prosedur Keuangan
Prinsip Kemudahan dan Kejelasan
Prinsip pertama dari SOP adalah kemudahan dan kejelasan. Jadi SOP yang akan dibuat nanti harus berdasarkan nilai-nilai yang mencerminkan kemudahan dan kejelasan. Tentu banyak alasan kenapa sebuah SOP harus mudah dan jelas bagi siapapun.
Salah satunya adalah untuk memudahkan pelaksana dan pegawai dalam memahami SOP tersebut. Jika SOP mudah dan jelas untuk dipahami maka pelaksana dan pegawai tidak akan mengalami kendala dalam melaksanakan tugasnya. Karena SOP perusahaan/lembaga mudah dan jelas.
Prinsip Efisiensi dan Efektivitas
Prinsip Pembatan SOP selanjutnya adalah bahawa SOP yang akan dibuat harus mengedepankan efisiensi dan efektivitas. Ya tujuan dibuat SOP memang untuk membuat setiap SDM dalam sebuah perusahaan bisa menyelesaikan tugasnya dengan efektif dan efisien.
Prinsip efisiensi dan efektivitas ini memang mutlak menjadi dasar untuk membuat SOP. Karena dengan 2 prinsip ini maka pekerjaan akan cepat terselesaikan sekaligus biaya operasionalnya murah.
Prinsip Perhatian dan Keselarasan
Prinsip SOP selanutnya adalah prinsip perhatian dan keselarasan. Maksudnya pembuatan SOP harus berdasarkan perhatian yang sungguh-sungguh plus keselarasan.
Maksud prinsip perhatian dalam hal ini adalah bahwa setiap SDM yang terlibat dalam pembuatan SOP harus mencurahkan perhatiannya dengan maksimal. Sedangkan prinsip keselarasan maksudnya adalah untuk menyeragamkan prosedur yang saling berhubungan satu sama lain.
Prinsip Keterukuran
Prinsip SOP selanjutnya adalah prinsip keterukuran, bahwa proses pembutan SOP dari pembentukan tim hingga sosialisai harus terukur dengan sempurna. Bisa dibilang prinsip ini merupakan salah satu prinsip yang paling penting.
Kenapa? Karena output dari prosedur-prosedur yang sudah terstandarisasi akan mengandung kualitas mutu tertentu. Mutu inilah yang dapat diukur untuk mengetahu tingkat keberhasilan SOP tersebut.
Prinsip Dinamis
Prinsip Standar Operasional Prosedur Keuangan berikutnya adalah prinsip dinamis alias tidak stagnan. Maksud dari prinsip ini adalah bahwa prosedur yang terstandarisasi dan sudah ditetapkan bisa saja berubah sesuai dengan zamannya.
Perubahan dalam SOP memang tidak haram hukumnya. Kedinamisan inilah yang akan membuat sebuah organisasi atau perusahaan bisa tersu eksis. Jadi prinsip dinamis ini akan dengan mudah membuat prosedur dirubah sesuai dengan perkembangan kebutuhan untuk meningkatkan kualitas pelayanan.
Prinsip Berorientasi pada Konsumen
Prinsip SOP selanjutnya adalah prinsip yang berorientasi pada konsumen. Jadi prosedur-prosedur yang digodok dan dikembangkan oleh tim pembuat SOP harus mementingkan kebutuhan pengguna akhir atau konsumen. Dengan begini maka kepuasan pengguna kepada SOP dapat didapatkan.
Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum
Prinsip Standar Operasional Prosedur selanjutnya adalah prinsip kepatuhan dan kepastian hukum. Jadi dalam proses pembuatan/pengembangan SOP, tim harus mematuhi hukum yang berlaku.
Selain itu SOP harus mendapatkan legalitas atau kepastian hukum agar dapat dipatuhi dan dilaksanakan oleh para pegawai. Dengan legalitas dan kepastian akan payung hukum, maka pegawai akan terlindungi jika ada tuntutan hukum.
Prinsip Penyusunan Standar Pelayanan dalam SOP
Konsensus & Sederhana
Bahwa penyusunan standar pelayanan harus berdasarkan konsensus dan sederhana. Konsensus berarti bahwa standar pelayanan tersebut sudah disetujui oleh semua pihak. Sederhana berarti standar pelayanan memuat aturan yang bersifat poko sehingga mudah dipahami oleh yang bersangkutan.
Konkret, Mudah Diukur & Pertanggungjawaban
Maksud dari konkret adalah bahwa standar pelayanan nyata dan mudah dimengerti oleh pegawai. Sedangkan mudah diukur maksudnya adalah bahwa standar yang diterapkan dapat diukur penerapannya. Kemudian maksud dari pertanggungjawaban adalah bahwa hal yang sudah diatur dalam standar pelayanan dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berkepentingan.
Terbuka & Terjangkau
Maksud dari prinsip standar pelayanan terbuka adalah bahwa prosedur memiliki sifat terbuka dan dapat dirubah untuk penyempurnaan. Sedangkan terjangkau maksudnya standar pelayanan dapat dilaksanakan oleh semua SDM dengan baik dan benar.
Demikianlah ulasan tentang prinsip Standar Operasional Prosedur Keuangan. Prinsip di atas memang harus selalu menjadi dasar jika sebuah SOP akan dibentuk ataupun dikembangkan. Tidak main-main, karena prinsip SOP di atas sudah diatur dalam peraturan pemerintah.