Membuat database penjualan itu penting dilakukan oleh pelaku usaha. Pembuatan database nantinya berguna untuk mencatat laporan keuangan secara menyeluruh. Dengan kata lain, database ini menjadi acuan utama untuk pembukuan keuangan bulanan ataupun tahunan.
Database sendiri dipahami sebagai basis data. Ini merupakan kumpulan informasi yang nantinya tersimpan dalam perangkat komputer. Informasi ini dibuat sendiri oleh pemilik usaha atau orang yang dipercaya untuk membuatnya.
Dalam pembuatannya, seseorang perlu memperhatikan beberapa elemen kunci di dalamnya. Elemen atau isian harus dikelompokkan dengan baik. Tujuannya agar mudah dipahami.
Pada prakteknya, Anda mungkin perlu merancangnya dengan sangat hati-hati. Beberapa elemen kunci wajib diisi agar hasilnya lebih rapi. Tapi bagi Anda yang kesulitan untuk membuatnya, Anda bisa manfaatkan aplikasi penjualan.
Aplikasi tersebut dibuat untuk memudahkan pekerjaan dalam perhitungan sebuah perjalanan bisnis. Yakni mencatat sejumlah transaksi yang berisikan tentang data jenis barang, harga jual dan lain sebagainya.
Tetapi bagi Anda yang ingin membuatnya sendiri, itupun tidak mengapa. Anda bisa memanfaatkan Microsoft excel atau software lainnya. Tapi pastikan untuk memasukkan beberapa elemen berikut ini.
Harga Barang
Dalam bisnis jual beli barang, keuntungan didapatkan dari selisih antara harga beli dan harga jualnya. Pebisnis tentunya sudah memahaminya. Dan pebisnis biasanya telah menentukannya sebelum mengeksekusinya di pasaran.
Besaran selisih harga ini bergantung pada besaran keuntungan yang diinginkan oleh pelaku bisnis. Tetapi, hal ini harusnya mempertimbangkan banyak hal. Salah satunya adalah melihat pesaingnya.
Bila pesaingnya mematok harga jual yang lebih murah, pebisnis perlu menyeimbangkannya. Jangan sampai terlalu mencolok selisihnya. Karena ini berimbas pada lamanya penjualan barang.
Sebaliknya bila menekan harga terlalu rendah, resikonya adalah kehilangan keuntungan yang cukup besar. Maka dari itu, analisa tentang persaingan harga wajib dilakukan dengan benar.
Setelah memutuskannya, kini saatnya Anda membuat sebuah database penjualan. Elemen utama yang wajib dibuat dalam table adalah harga pokok dan harga jual. Misalnya harga pokok pembelian di supplier sebesar 10 ribu rupiah, Anda bisa membuat harga jualnya ke pelanggan sekitar 20 ribu rupiah.
Pastikan untuk mengisikannya ke dalam table. Dan jaga keterlihatan harga ini dalam sistem informasi yang terdapat dalam perangkat elektronik Anda.
Jumlah Barang Terjual Di Tiap Harinya
Pada table selanjutnya, Anda perlu membuat barisan berisi beberapa informasi. Informasi ini menjelaskan tentang perkembangan penjualan di tiap harinya.
Data yang bisa dibuat adalah nama keseluruhan hari di masing-masing kolom, jumlah barang terjual, sampai nominal harga itu sendiri. Terkadang, Anda juga perlu menambahkan baris diskon yang bisa diisikan kedalamnya.
Diskon sendiri dimuat kedalamnya untuk mengantisipasi perubahan strategi yang Anda lakukan dalam berbisnis. Karena kenyataannya, diskon ini menjadi cara ampuh untuk menarik pelanggan. Dan diskon biasanya dibuat di beberapa hari khusus.
Dari pemuatan elemen ini, Anda akan memahami seberapa besar perkembangan penjualan di tiap harinya. Tentunya, ini bisa menjadi tolok ukur tentang prilaku pembeli di sekitar. Misalnya hari Senin biasanya minat pembeli sangat besar ketimbang di hari lainnya.
Jumlah Laba Kotor Dan Omzet
Elemen lainnya adalah membuat laba kotor. Laba kotor diisi setiap harinya. Karena ada kemungkinan perbedaan harga di tiap harinya lantaran diskon yang dibuat.
Laba kotor ini didapatkan dari hasil penjualan barang ke pelanggan tiap harinya. Total penjualan ini dikurangi total harga pokok barang itu sendiri. Hasil pengurangan ini menghasilkan laba kotor.
Sementara di baris selanjutnya bisa dibuat omzet penjualan harian. Omzet ini didapatkan dari total keseluruhan penjualan di tiap harinya tanpa dikurangi oleh nilai harga pokok pembelian sebelumnya.
Ringkasan Total Penjualan Dan Laba
Di bagian akhir, Anda perlu membuat ringkasan utamanya. Biasanya, ini menjadi acuan laporan bulanan.
Elemennya yang dibuat dalam table adalah total keseluruhan barang yang terjual, total laba kotor, dan total omzet penjualan. Masing-masing dibuat dan disederhanakan di akhir bulan.
Dari bekalan informasi ini, pelaku bisnis akan mengetahui seberapa baiknya penjualan di bulan sebelumnya. Selain itu, pebisnis bisa membuat keputusan pasti tentang apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan penjualan di bulan depan.
Tentunya, masih banyak hal lagi yang bisa dilakukan. Dan untuk mengetahui laba bersihnya, pebisnis tinggal mengurangi total laba kotor dengan biaya-biaya pengeluaran lainnya. Contohnya adalah pajak penghasilan sampai upah pada karyawannya.
Intinya, pembuatan database dilakukan untuk mempermudah perhitungan seluruh transaksi dalam periode tertentu. Jika Anda kesulitan merancang database penjualan, tidak ada salahnya untuk memanfaatkan software berbayar seperti aplikasi penjualan.